Polityka prywatności

§1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Twoich danych osobowych jest RecIn p.s.a., ul. Tomasza Zana 43 lok. 2.1, 20-601 Lublin, Poland. W sprawach związanych z ochroną danych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: info@mediadock.tv ub pisemnie na adres naszej siedzimy wskazany powyżej.

§2. KOGO DOTYCZY TA POLITYKA?

Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych: Marek Kilichowski (kontakt: adwokat@kilichowski.eu).

§3. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach:

- Świadczenie Usługi i obsługa Konta: w celu zawarcia i wykonania Umowy, umożliwienia logowania, korzystania z funkcjonalności Systemu oraz publikacji Profili (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

- Rozliczenia: wystawianie faktur i prowadzenie księgowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny)

- Komunikacja i wsparcie: obsługa zgłoszeń, reklamacji oraz powiadomienia techniczne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes)

Bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń: zapewnienie bezpieczeństwa Systemu, obrona przed roszczeniami oraz realizacja obowiązków wynikających z Aktu o usługach cyfrowych (DSA) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu rejestracyjnym (w szczególności danych identyfikacyjnych Klienta oraz danych kontaktowych osoby zakładającej Konto) jest niezbędne do zawarcia i wykonywania Umowy dotyczącej Usługi. Ich niepodanie uniemożliwi utworzenie Konta oraz korzystanie z Usługi Media Dock.

Podanie danych wymaganych do rozliczeń (np. dane do faktury) jest niezbędne do spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego; ich niepodanie uniemożliwi prawidłowe udokumentowanie świadczonych usług.

W ramach opisanych wyżej celów nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

§4. ODBIORCY DANYCH

Twoje dane mogą być przekazywane zaufanym podmiotom, które wspierają nas w świadczeniu usług (tzw. podmioty przetwarzające):

1. Dostawcy infrastruktury IT: korzystamy z usług AWS (Amazon Web Services) w celu hostingu i przechowywania danych.

2. Operatorzy płatności: w celu realizacji opłat korzystamy z serwisu Stripe. Dane karty płatniczej wprowadzasz bezpośrednio u operatora – my otrzymujemy tylko potwierdzenie statusu płatności.

3. Księgowość i obsługa prawna: podmioty wspierające nas w prowadzeniu firmy.

W związku z korzystaniem z usług niektórych dostawców, takich jak operator płatności Stripe, dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki. W takich przypadkach zapewniamy, aby przekazywanie danych odbywało się wyłącznie w oparciu o mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności:

- decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony przyjęte przez Komisję Europejską lub

- standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, ewentualnie uzupełnione o dodatkowe środki techniczne i organizacyjne.

Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii możesz otrzymać, kontaktując się z nami na adres e-mail wskazany w części „Kontakt”.

§5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

1. Dane związane z realizacją Umowy przechowujemy przez czas jej trwania.

2. Po rozwiązaniu Umowy dane w Twojej Instancji będą przechowywane przez 30 dni celem umożliwienia ich eksportu, a następnie trwale usunięte.

3. Dane rozliczeniowe (faktury) przechowujemy przez 5 lat, zgodnie z przepisami podatkowymi.

4. Dane techniczne (logi) oraz dane dot. naruszeń Regulaminu (zgodnie z DSA) mogą być przechowywane przez okres niezbędny do celów dowodowych.

§6. TWOJE UPRAWNIENIA

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do:

- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii

- sprostowania (poprawiania) swoich danych

- usunięcia danych

- ograniczenia przetwarzania danych

- przenoszenia danych

- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§7. ROLA SYSTEMU JAKO "PROCESORA" (DANE WPROWADZANE DO INSTANCJI)

Należy odróżnić dane, których my jesteśmy Administratorem (Twoje dane rejestracyjne, rozliczeniowe), od danych, które Ty wprowadzasz do Systemu w ramach swojej działalności (np. dane Twoich kontrahentów, treści wideo). W odniesieniu do danych zawartych w Twojej Instancji, Ty jesteś Administratorem, a Media Dock działa jako Podmiot Przetwarzający (Procesor). Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania reguluje Regulamin i Umowa Powierzenia (DPA).

§8. PLIKI COOKIES

System Media Dock wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) niezbędne do poprawnego działania Aplikacji (np. utrzymanie sesji zalogowania) oraz do celów analitycznych. Zarządzanie plikami cookies jest możliwe z poziomu ustawień Twojej przeglądarki internetowej.

W ramach naszej strony internetowej oraz Panelu Użytkownika wykorzystujemy pliki cookies oraz podobne technologie:

1. cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe działanie strony i Systemu, uwierzytelnianie Użytkowników, utrzymanie sesji oraz realizację podstawowych funkcji Usługi

2. cookies analityczne – służące do zbierania informacji o sposobie korzystania z naszej strony i Systemu (np. liczba odwiedzin, źródła ruchu, statystyki błędów), które pomagają nam ulepszać Usługę;

Cookies niezbędne są używane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania strony i Usługi. Cookies analityczne wykorzystujemy wyłącznie na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać za pomocą ustawień przeglądarki lub narzędzia do zarządzania zgodami dostępnego na stronie.

§9. ZMIANY POLITYKI

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności, o czym poinformujemy Użytkowników w Systemie lub drogą mailową.

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (DPA)

(Załącznik do Polityki Prywatności i Regulaminu Media Dock).

Data wejścia w życie: 3.12.2025 r.

Niniejsza Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (dalej: "Umowa" lub "DPA") reguluje zasady, na jakich RecIn P.S.A. (Usługodawca) przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta w związku z korzystaniem z Systemu Media Dock.

§1. DEFINICJE I STRONY UMOWY

1. Podmiot Przetwarzający (Procesor): RecIn p.s.a., ul. Tomasza Zana 43 lok. 2.1, 20-601 Lublin, Poland (Usługodawca).

2. Administrator Danych: Klient (Broadcaster lub Freelancer), który założył Konto w Systemie Media Dock i zaakceptował Regulamin.

3. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

4. Usługa: Usługi świadczone drogą elektroniczną w ramach Systemu Media Dock, opisane w Regulaminie.

§2. PRZEDMIOT I CZAS TRWANIA PRZETWARZANIA

1. Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w trybie art. 28 RODO, w celu i zakresie niezbędnym do realizacji Usługi (wykonania Regulaminu).

2. Przetwarzanie danych odbywa się w formie elektronicznej (w systemach informatycznych).

3. Umowa zostaje zawarta na czas korzystania przez Klienta z Usługi i wygasa wraz z usunięciem danych z Systemu po zakończeniu współpracy (z uwzględnieniem okresu retencji opisanego w § 8).

§3. ZAKRES I CHARAKTER DANYCH

1. Kategorie osób, których dane dotyczą: Pracownicy i współpracownicy Administratora (Użytkownicy Systemu); Kontrahenci Administratora, których dane są wprowadzane do Systemu (np. w ramach zarządzania projektami lub w materiałach wideo); Osoby widoczne na materiałach audio-wideo przesyłanych i streamowanych przez System.

2. Rodzaje danych osobowych: Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, login); Dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu); Wizerunek i głos (zawarte w materiałach wideo/audio hostowanych w Systemie); Dane techniczne i logi systemowe powiązane z osobami fizycznymi.

§4. OBOWIĄZKI PODMIOTU PRZETWARZAJĄCEGO

1. Przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Za takie polecenie uważa się akceptację Regulaminu oraz działania podejmowane przez Administratora w Systemie (np. przesyłanie plików, dodawanie użytkowników).

2. Zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych (personel, współpracownicy) zobowiązały się do zachowania tajemnicy.

3. Podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO (bezpieczeństwo przetwarzania), w tym stosowania szyfrowania i systemów kopii zapasowych.

4. Pomagania Administratorowi – w miarę możliwości technicznych – w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (np. prawo do bycia zapomnianym).

5. Wspierania Administratora w zgłaszaniu naruszeń ochrony danych organowi nadzorczemu.

6. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych na podstawie Umowy, poinformować Administratora o każdym takim naruszeniu. Zawiadomienie powinno w miarę dostępności obejmować co najmniej: a) opis charakteru naruszenia, w tym kategorię i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorię i przybliżoną liczbę rekordów danych, których dotyczy naruszenie; b) opis możliwych konsekwencji naruszenia; c) opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Podmiot Przetwarzający w celu zaradzenia naruszeniu, w tym środków minimalizujących jego ewentualne negatywne skutki; d) informacje kontaktowe osoby lub zespołu po stronie Podmiotu Przetwarzającego, z którą Administrator może się skontaktować w celu uzyskania dalszych informacji. Podmiot Przetwarzający przekazuje Administratorowi dodatkowe informacje dotyczące naruszenia, gdy tylko staną się one dostępne.

§5. PODPOWIERZENIE PRZETWARZANIA (PODWYKONAWCY)

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiotu Przetwarzającego z usług dalszych podmiotów przetwarzających (podwykonawców).

2. Kluczowi podwykonawcy, z których usług korzysta System, to: Amazon Web Services (AWS) – w zakresie infrastruktury chmurowej, hostingu i przechowywania danych. Lokalizacja serwerów: Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

3. Podmiot Przetwarzający zapewnia, że podwykonawcy podlegają tym samym obowiązkom ochrony danych, co określone w niniejszej Umowie.

4. Informacja o zmianie kluczowych podwykonawców będzie udostępniana na Stronie Internetowej Usługi lub poprzez powiadomienie e-mail, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu.

§6. PRAWA ADMINISTRATORA I AUDYT

1. Administrator ma prawo kontroli, czy Podmiot Przetwarzający przetwarza dane zgodnie z Umową i RODO.

2. Z uwagi na chmurowy charakter Usługi, kontrola może być realizowana poprzez: Zapoznanie się z dokumentacją bezpieczeństwa i certyfikatami udostępnionymi przez Podmiot Przetwarzający; Przesłanie zapytania dotyczącego procesów bezpieczeństwa.

3. Podmiot Przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

§7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Podmiot Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych tylko wtedy, gdy nie dopełnił obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na procesorów, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.

2. Odpowiedzialność finansowa Podmiotu Przetwarzającego jest ograniczona zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Usługi.

§8. USUNIĘCIE DANYCH PO ZAKOŃCZENIU WSPÓŁPRACY

1. Po rozwiązaniu Umowy o świadczenie Usługi (zamknięciu konta), Podmiot Przetwarzający umożliwia Administratorowi eksport danych zgromadzonych w Systemie przez okres 30 dni.

2. Po upływie tego terminu dane osobowe powierzone do przetwarzania zostaną trwale usunięte z systemów produkcyjnych i kopii zapasowych Podmiotu Przetwarzającego, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie danych osobowych.