Datenschutzerklärung

§1. VERANTWORTLICHER FÜR DIE PERSONENBEZOGENEN DATEN

Der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist Recin LTD, 7 Bell Yard, London, WC2A 2JR, UK. In Angelegenheiten des Datenschutzes können Sie uns unter der E-Mail-Adresse: r.szykowski@ilcoud.com oder schriftlich an die oben angegebene Adresse unseres Sitzes kontaktieren.

§2. WEN BETRIFFT DIESE ERKLÄRUNG?

Es wurde ein Datenschutzbeauftragter ernannt: Marek Kilichowski (Kontakt: adwokat@kilichowski.eu).

§3. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

- Leistungserbringung und Kontoverwaltung: zum Zweck des Abschlusses und der Erfüllung der Vereinbarung, zur Ermöglichung der Anmeldung, der Nutzung von Systemfunktionen und der Veröffentlichung von Profilen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)

- Abrechnung: Ausstellung von Rechnungen und Führung von Buchungsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO – gesetzliche Verpflichtung)

- Kommunikation und Support: Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und technischen Meldungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – berechtigtes Interesse)

- Sicherheit und Geltendmachung von Ansprüchen: Gewährleistung der Systemsicherheit, Abwehr von Ansprüchen und Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Gesetz über digitale Dienste (DSA) (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Die Angabe der im Registrierungsformular als erforderlich gekennzeichneten Daten (insbesondere die Identifikationsdaten des Kunden und die Kontaktdaten der Person, die das Konto einrichtet) ist für den Abschluss und die Erfüllung der Vereinbarung über die Dienstleistung notwendig. Eine Nichtbereitstellung verhindert die Erstellung eines Kontos und die Nutzung des Media Dock Dienstes.

Die Angabe der für die Abrechnung erforderlichen Daten (z. B. Rechnungsdaten) ist für die Erfüllung unserer Pflichten aus den Steuer- und Buchführungsvorschriften notwendig; eine Nichtbereitstellung verhindert die ordnungsgemäße Dokumentation der erbrachten Dienstleistungen.

Im Rahmen der oben beschriebenen Zwecke treffen wir keine Entscheidungen über Sie ausschließlich durch automatisierte Mittel, einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würden.

§4. EMPFÄNGER DER DATEN

Ihre Daten können an vertrauenswürdige Stellen übermittelt werden, die uns bei der Erbringung von Dienstleistungen unterstützen (sogenannte Auftragsverarbeiter):

1. Anbieter von IT-Infrastruktur: Wir nutzen die Dienste von AWS (Amazon Web Services) für Hosting und Datenspeicherung.

2. Zahlungsdienstleister: Wir nutzen den Dienst Stripe zur Abwicklung von Zahlungen. Ihre Kreditkartendaten geben Sie direkt beim Anbieter ein – wir erhalten lediglich eine Bestätigung des Zahlungsstatus.

3. Buchhaltungs- und Rechtsdienstleistungen: Stellen, die uns bei der Führung des Unternehmens unterstützen.

Aufgrund der Nutzung der Dienste bestimmter Anbieter, wie dem Zahlungsdienstleister Stripe, können personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in die Vereinigten Staaten von Amerika, übermittelt werden. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass die Datenübermittlung nur auf der Grundlage der in Kapitel V der DSGVO vorgesehenen Mechanismen erfolgt, insbesondere:

- Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder

- Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, gegebenenfalls ergänzt durch zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen.

Informationen über die angewandten Garantien und die Möglichkeit, eine Kopie zu erhalten, erhalten Sie, indem Sie uns unter der im Abschnitt „Kontakt“ angegebenen E-Mail-Adresse kontaktieren.

§5. DAUER DER DATENSPEICHERUNG

1. Daten, die mit der Erfüllung der Vereinbarung in Zusammenhang stehen, speichern wir für deren Dauer.

2. Nach Beendigung der Vereinbarung werden die Daten in Ihrer Instanz für 30 Tage gespeichert, um deren Export zu ermöglichen, und anschließend dauerhaft gelöscht.

3. Abrechnungsdaten (Rechnungen) speichern wir gemäß den Steuervorschriften für 5 Jahre.

4. Technische Daten (Protokolle) und Daten bezüglich Verstößen gegen die Bestimmungen (gemäß DSA) können für den zur Beweisführung erforderlichen Zeitraum gespeichert werden.

§6. IHRE RECHTE

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf:

- Auskunft über Ihre Daten und Erhalt einer Kopie davon

- Berichtigung (Korrektur) Ihrer Daten

- Löschung von Daten

- Einschränkung der Datenverarbeitung

- Datenübertragbarkeit

- Widerspruch gegen die Verarbeitung

- Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (z. B. dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten).

§7. ROLLE DES SYSTEMS ALS „AUFTRAGSVERARBEITER“ (IN DIE INSTANZ EINGEGEBENE DATEN)

Es muss zwischen den Daten unterschieden werden, für die wir der Verantwortliche sind (Ihre Registrierungs- und Abrechnungsdaten), und den Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit in das System eingeben (z. B. Daten Ihrer Vertragspartner, Videoinhalte). Hinsichtlich der in Ihrer Instanz enthaltenen Daten sind Sie der Verantwortliche, und Media Dock fungiert als Auftragsverarbeiter. Die detaillierten Regeln zur Auftragsverarbeitung werden in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) geregelt.

§8. COOKIES

Das Media Dock System verwendet Cookies, die für das ordnungsgemäße Funktionieren der Anwendung (z. B. Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung) und für Analysezwecke erforderlich sind. Die Verwaltung von Cookies ist über die Einstellungen Ihres Webbrowsers möglich.

Auf unserer Website und im Benutzerpanel verwenden wir Cookies und ähnliche Technologien:

1. Notwendige Cookies – ermöglichen das korrekte Funktionieren der Website und des Systems, die Benutzerauthentifizierung, die Aufrechterhaltung der Sitzung und die Erfüllung grundlegender Dienstfunktionen

2. Analytische Cookies – werden verwendet, um Informationen darüber zu sammeln, wie unsere Website und das System genutzt werden (z. B. Anzahl der Besuche, Traffic-Quellen, Fehlerstatistiken), was uns hilft, den Dienst zu verbessern;

Notwendige Cookies werden aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) verwendet, das in der Gewährleistung des ordnungsgemäßen Funktionierens der Website und des Dienstes besteht. Analytische Cookies verwenden wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), die Sie jederzeit über Ihre Browsereinstellungen oder das auf der Website verfügbare Tool zur Einwilligungsverwaltung widerrufen können.

§9. ÄNDERUNGEN DER ERKLÄRUNG

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, worüber wir die Nutzer im System oder per E-Mail informieren werden.

DATENVERARBEITUNGSVEREINBARUNG (DPA)

(Anhang zur Media Dock Datenschutzerklärung und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen).

Gültig ab: 3.12.2025.

Diese Datenverarbeitungsvereinbarung (im Folgenden: „Vereinbarung“ oder „DPA“) regelt die Grundsätze, nach denen RecIn P.S.A. (Dienstanbieter) personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden in Verbindung mit der Nutzung des Media Dock Systems verarbeitet.

§1. Definitionen und Vertragsparteien

1. Auftragsverarbeiter: Recin LTD, 7 Bell Yard, London, WC2A 2JR, UK (Dienstanbieter).

2. Datenverantwortlicher: Der Kunde (Broadcaster oder Freelancer), der ein Konto im Media Dock System eingerichtet und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptiert hat.

3. DSGVO: Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

4. Dienstleistung: Elektronisch erbrachte Dienstleistungen innerhalb des Media Dock Systems, beschrieben in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

§2. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

1. Der Verantwortliche beauftragt den Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 28 DSGVO, zu dem Zweck und in dem Umfang, der zur Erfüllung der Dienstleistung (Umsetzung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erforderlich ist.

2. Die Datenverarbeitung erfolgt in elektronischer Form (in IT-Systemen).

3. Die Vereinbarung wird für die Dauer der Nutzung des Dienstes durch den Kunden geschlossen und endet mit der Löschung der Daten aus dem System nach Beendigung der Zusammenarbeit (einschließlich der in § 8 beschriebenen Aufbewahrungsfrist).

§3. Umfang und Art der Daten

1. Kategorien betroffener Personen: Mitarbeiter und Kooperationspartner des Verantwortlichen (Systemnutzer); Vertragspartner des Verantwortlichen, deren Daten in das System eingegeben werden (z. B. im Rahmen des Projektmanagements oder in Videomaterialien); In Audio-Video-Materialien, die über das System hochgeladen und gestreamt werden, sichtbare Personen.

2. Arten personenbezogener Daten: Identifikationsdaten (Vorname, Nachname, Login); Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer); Bild und Stimme (enthalten in im System gehosteten Video-/Audio-Materialien); Technische Daten und Systemprotokolle im Zusammenhang mit natürlichen Personen.

§4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

1. Verarbeitung von Daten ausschließlich auf dokumentierte Anweisung des Verantwortlichen. Die Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die vom Verantwortlichen im System durchgeführten Handlungen (z. B. Hochladen von Dateien, Hinzufügen von Nutzern) gelten als solche Anweisungen.

2. Sicherstellung, dass die zur Datenverarbeitung befugten Personen (Personal, Kooperationspartner) zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden.

3. Ergreifung aller gemäß Art. 32 DSGVO erforderlichen Maßnahmen (Sicherheit der Verarbeitung), einschließlich der Verwendung von Verschlüsselungs- und Sicherungssystemen.

4. Unterstützung des Verantwortlichen – soweit technisch möglich – bei der Erfüllung der Pflicht zur Beantwortung von Anfragen betroffener Personen (z. B. Recht auf Vergessenwerden).

5. Unterstützung des Verantwortlichen bei der Meldung von Datenschutzverletzungen an die Aufsichtsbehörde.

6. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 48 Stunden nach Feststellung einer ihm gemäß der Vereinbarung anvertrauten Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, über jede solche Verletzung zu informieren. Die Benachrichtigung soll, soweit verfügbar, mindestens Folgendes enthalten: a) eine Beschreibung der Art der Verletzung, einschließlich der Kategorie und der ungefähren Anzahl der betroffenen Personen sowie der Kategorie und der ungefähren Anzahl der betroffenen Datensätze; b) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung; c) eine Beschreibung der von dem Auftragsverarbeiter ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung, einschließlich der Maßnahmen zur Minderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen; d) Kontaktdaten der Person oder des Teams auf Seiten des Auftragsverarbeiters, die der Verantwortliche für weitere Informationen kontaktieren kann. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen zusätzliche Informationen zur Verletzung zur Verfügung, sobald sie verfügbar sind.

§5. Weitere Beauftragung mit der Verarbeitung (Unterauftragsverarbeiter)

1. Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter eine generelle Genehmigung zur Nutzung weiterer Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter).

2. Die wichtigsten Unterauftragsverarbeiter, deren Dienste das System nutzt, sind: Amazon Web Services (AWS) – für Cloud-Infrastruktur, Hosting und Datenspeicherung. Standort der Server: Europäischer Wirtschaftsraum (EWR).

3. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass Unterauftragsverarbeiter denselben Datenschutzpflichten unterliegen, wie sie in dieser Vereinbarung festgelegt sind.

4. Informationen über Änderungen der wichtigsten Unterauftragsverarbeiter werden auf der Website des Dienstes oder per E-Mail-Benachrichtigung bereitgestellt, wodurch der Verantwortliche die Möglichkeit erhält, Widerspruch einzulegen.

§6. Rechte des Verantwortlichen und Audit

1. Der Verantwortliche hat das Recht zu überwachen, ob der Auftragsverarbeiter Daten in Übereinstimmung mit der Vereinbarung und der DSGVO verarbeitet.

2. Aufgrund der Cloud-Natur des Dienstes kann die Überwachung erfolgen durch: Überprüfung der vom Auftragsverarbeiter bereitgestellten Sicherheitsdokumentation und Zertifikate; Senden von Anfragen bezüglich der Sicherheitsprozesse.

3. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO festgelegten Pflichten erforderlich sind.

§7. Haftung

1. Der Auftragsverarbeiter haftet für Schäden, die durch die Verarbeitung entstehen, nur dann, wenn er die Pflichten, die die DSGVO direkt dem Auftragsverarbeiter auferlegt, nicht erfüllt hat oder wenn er außerhalb oder entgegen den rechtmäßigen Anweisungen des Verantwortlichen gehandelt hat.

2. Die finanzielle Haftung des Auftragsverarbeiters ist gemäß den in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Dienstes festgelegten Regeln begrenzt.

§8. Löschung von Daten nach Beendigung der Zusammenarbeit

1. Nach Beendigung der Dienstleistungsvereinbarung (Kontoschließung) ermöglicht der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen den Export der im System gesammelten Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen.

2. Nach Ablauf dieser Frist werden die zur Verarbeitung überlassenen personenbezogenen Daten dauerhaft aus den Produktionssystemen und Sicherungskopien des Auftragsverarbeiters gelöscht, es sei denn, das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten schreibt eine Speicherung der personenbezogenen Daten vor.